Warum File Shares 'out' sind!

Der ungebrochene Trend zu Cloud Plattformen

1. In 68% der befragten ICT Unternehmen stehen Security & Monitoring an erster Stelle, getrieben von der  Angst vor Cyberattacken, Datenverlust, finanzieller Schaden und Imageschaden für Unternehmen.
2. 50% der Unternehmen wünscht professionelle Unterstützung beim Betrieb und Management hybrider Cloud Modelle. Unternehmen möchten sich vermehrt auf ihre Kernkompetenzen fokussieren und den Betrieb der Infrastruktur outsourcen.
3. 50% der Unternehmen möchte Begleitung bei der Transformation & dem Change Management erhalten. Hybride Cloud Modelle sind hochkomplex, hier wird am "offenen Herzen" der ICT gearbeitet. Hierzu ist viel Expertise gefordert, welche häufig intern fehlt.
   
   

Die verstärkte Nachfrage nach diesen ICT Dienstleistungen wir zudem schon seit längerem befeuert von der Mangellage im Schweizer IT-Markt wenn es um Arbeitskräfte geht: Bis ins Jahr 2030 werden 119'600 zusätzliche ICT-Fachkräfte benötigt. Trotz verstärkter Ausbildung und Zuwanderung wird eine schmerzliche Lücke von 38'700 ICT-Fachkräften oder unbesetzten Stellen erwartet. (Quelle: IWSB (2022). ICT-Fachkräftesituation: Bedarfsprognose 2030. Bern: ICT-Berufsbildung Schweiz).

Der Trend hin zu vermehrt standardisierter (Cloud-)Software und ausgelagerter ICT-Services wird deswegen noch einige Zeit ungebrochen anhalten. Sehr schnell greifen deswegen heute auch KMU in der Schweiz zu den Standards wie Microsoft 365, tun sich aber gleichzeitig schwer damit, sich um das Modernisieren der relevanten Arbeitsprozesse und Arbeitsweisen und das Aufräumen der teilweise 20 Jahre alten Datenbestände zu kümmern. 

Ablösung veralteter Datei-Server im Fokus

Der Ablösung der veralteten Datei-Server kommt bei den allermeisten Unternehmen deshalb grosse Bedeutung zu, weil sie den Nerv verschiedener interner Interessengruppen treffen. 

1. Die Geschäftsleitung kümmert sich bei einem Umstieg in die Cloud richtigerweise um die Einhaltung der relevanten Gesetze und Verordnungen. Compliance und deren Umsetzung im Betrieb ist deswegen bei jedem Umstieg auf M365 eines der prominenten Themen. Aber auch wie Microsoft 365 helfen kann neue Arbeitsweisen zu unterstützen (hybrid und remote Arbeit) und was das ganze bringt (Kosten, Nutzen und Risiko Abwägung). 

2. Die ICT Abteilung steht typischerweise vor der Aufgabe, mehr Bedürfnisse mit weniger Ressourcen abzudecken, und sucht nach wegen, zeitintensive Arbeiten wie Nutzermanagement, Governance- und Control-Massnahmen und ähnliches zu automatisieren. Zurecht versucht ICT das Entstehen von neuen Datensilos zu verhindern und gleichzeitig die zahlreichen Ablagen zu rationalisieren und Kosten der alten Hard- und Software zugunsten der neuen Cloud Plattformen runterzufahren. 

3. Last but not least sind es die Nutzenden selbst, die nach neuen, effektiven Wegen suchen, Zusammenarbeit, Home-Office oder agiles Arbeiten zu verbessern. 

Kombiniert man die Bedürfnisse dieser drei Interessengruppen wird schnell klar, warum File-Shares (Datei-Server) out sind: Sie können diese Wünsche schlicht nicht erfüllen. 

Warum File Shares "out" sind!

Datei Server sind seit Jahrzehnten im Einsatz und haben uns in dieser Zeit wunderbare Dienste erwiesen. Aber mit den Anforderungen der heutigen Zeit kommen sie einfach nicht mehr mit. Die Mankos sind vor allem in den drei folgenden Bereichen deutlich spürbar:

1. Keine Kollaborations-Funktionen: Dateien in File-Shares können nicht gleichzeitig von verschiedenen Nutzenden bearbeitet werden, der mobile Zugriff ist schwierig und es existiert keine funktionierende offline Synchronisationsmöglichkeiten. Zusammenarbeiten mit externen (z.B. Freelancern oder Lieferanten) ist nur aufwendig möglich und auch eine automatische Versionskontrolle sucht man vergebens. 
2. Fehlende Sicherheit: File Shares bieten weniger Möglichkeiten der Zugriffskontrolle und der Verschlüsselung. 
3. Hohe Kosten: File Shares bedeuten trotz ihrer Einfachheit für die ICT Abteilunge einen relativ hohen Aufwand, da sie keine keine Self-Service-Automationen durch Nutzende vorsehen. Die fehlende Archivierung verursacht zudem unnötig hohe  Storage- und Backup-Kosten
   

Best Practices beim Aufstellen einer cloudbasierten Datei-Ablage

Cloudbasierte Datei-Ablagen sind seit der Einführung von SharePoint Online (2008 noch "BPOS" genannt, ab 2013 als "SharePoint Online" am Start) bekannt. Was sich in all den Jahren allerdings stark entwickelt hat sind die Möglichkeiten, die sich zu Kollaboration und Sicherheit eröffnen, wenn man SharePoint Online die Verwaltung seiner Dateien übergibt. Der Erfolg von Microsoft Teams hat dann SharePoint Dateiablagen endgültig aus der etwas ungeliebten Intranet Ecke herausgeholt. 

Was sich auch mit der Verbreitung von Microsoft Teams nicht geändert hat, ist die grundlegende Art, wie Datei-Ablagen in Microsoft 365 geplant und aufgebaut werden, denn dieser Job wird von Microsoft Teams an SharePoint Online abgegeben. Man kann es auch umgekehrt formulieren: Erst Microsoft Teams macht aus SharePoint eine wirklich intuitive Plattform für Kollaboration und Kommunikation. 

Ein sorgfältig ausgearbeiteter Aktenplan, ein durchdachtes Berechtigungskonzept und die genaue Analyse der wichtigsten use-cases helfen das gefürchtete wuchernde Chaos von dutzenden Microsoft Teams Silos zu vermeiden. Bewährte grundlegende Prinzipien von SharePoint basierten Datei-Ablagen (SharePoint nennt sie "Bibliotheken") sind zum Beispiel die Folgenden:  

Eine sorgfältige Planung von Microsoft 365 Datei-Ablagen zahlt sich aus!

AliceBlue plant, konzipiert und setzt Datei-Ablagen in Microsoft 365 mit unserer bewährten Methode um. Dabei werden nicht nur die technischen Aspekte berücksichtigt, sondern ebenso ein kritischer Blick auf Datenklassifizierung, Berechtigungs- und Governance-Konzepte geworfen - und last but not least ein grosser Fokus auf eine erfolgreiche Einführung und kompetente Nutzung durch die Mitarbeitenden gelegt.