Neue Technik, neues Glück? MS Teams ist immer auch ein Kulturprojekt!

Wünschen Sie sich nicht auch mehr agile Arbeitsmethoden, mehr Selbstorganisation, mehr Zusammenarbeit zwischen Teams und mehr Produktivität am Arbeitsplatz im Allgemeinen? Ist es nicht genau das, was Plattformen wie Microsoft 365 und Google Workplace versprechen? Warum hüpfen Ihre Mitarbeitenden dann nicht vor Freude im Kreis, wenn sie mit Microsoft Teams arbeiten, chatten und diskutieren können?
Vergessen Sie es! Egal, welche Technologie Sie einführen oder welchen Teil Ihres Unternehmens Sie digitalisieren, nur zwei Dinge sind sicher: Ihre Unternehmenskultur wird sich grundlegend verändern. Und einige der Beschäftigten werden die neue Situation nicht als besser wahrnehmen - im Gegenteil.

Digitalisierung führt immer zu einem Wandel in der Unternehmenskultur

Dafür kann es viele Gründe geben: Da gibt es Führungskräfte, die plötzlich weniger Einfluss haben, weil nicht mehr sie, sondern ein datengesteuertes Tool die Entscheidungen trifft; da gibt es Verkäufer/innen, die Spielraum gegenüber guten Kunden verlieren, weil ein digitaler Verkaufsprozess plötzlich keine Abweichungen mehr zulässt; da gibt es Mitarbeiter/innen, die persönliche Kontakte vermissen, weil sie jetzt selbstständig Informationen aus einer Datenbank ziehen sollen, ohne mit jemandem zu sprechen. Kurzum: Es gibt jede Menge Anlass zum Widerstand, und zwar nicht (nur) von technikfeindlichen Fortschrittsgegnern, sondern von klugen und wertvollen Kolleginnen und Kollegen. Allerdings hat sich im Vorfeld der Einführung der neuen Technologie meist niemand genügend Gedanken darüber gemacht.

Natürlich werden Arbeitsprozesse aufgezeichnet, die Teamarbeit analysiert und Kommunikationskanäle erfasst, bevor ein Kollaborationstool wie Microsoft Teams eingeführt wird. In solchen Erhebungen geben die Befragten jedoch oft zu Protokoll, wie sie offiziell arbeiten sollten - und nicht, wie sie tatsächlich vorgehen. Fragen zu anderen Themen werden meist gar nicht gestellt: zum Beispiel dazu, wer Einfluss oder Status gewinnt oder verliert, wo Spielraum verloren geht oder wie sich formelle und informelle Kommunikationswege verändern - also typische Elemente der Unternehmenskultur.

Das alles spricht nicht gegen die Digitalisierung. Es spricht nur dafür, sich mit den kulturellen Folgen der Einführung einer neuen Technik rechtzeitig und sehr konkret zu befassen. Und sich zu fragen, welche Konsequenzen man bereit ist zu akzeptieren – und welche nicht.

Systematisierung: Widerstands-Quellen 

Kulturelle Veränderungen schaffen Widerstände. Widerstand gegen kulturelle Veränderungen, insbesondere bei Technologieprojekten wie der Einführung von Microsoft Teams, kann aus mehreren Quellen entstehen:

Führung: Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen, die Einführung von regelbasierten Systemen wie ERP oder CRM oder die Überarbeitung von Informationsarchitekturen führen oft dazu, dass formale Strukturen eingeschaltet und informelles Verhalten unterdrückt wird. Es kann mitunter lohnen, bewusst wieder Raum für informelles Handeln zu schaffen und so als System reaktionsfähig zu bleiben. Effizienzgewinne haben ihren Preis, denn sie verringern den Spielraum (im Guten wie im Schlechten) und verengen oft auch die Perspektive, durch die ein Problem gesehen wird.

Organisationskultur: Mitarbeitende organisieren sich schon heute selbst - auch ohne Microsoft Teams. Neue Kommunikationskanäle, Präsenzindikatoren und Mobilität verändern jedoch die Sichtbarkeit von Beschäftigten oder Teams. Teaminternes wird sichtbar, informelle und individuelle Lösungen wie z. B. Verkaufsbedingungen werden sichtbar und tendieren dazu, einheitlich zu werden. Nicht alle Beschäftigten wollen oder können mit dieser Sichtbarkeit gut umgehen und schaffen neue Informalitäten, manchmal im Verborgenen. 

Mikropolitik: Die Digitalisierung schafft neue Möglichkeiten für die Leistungszurechnung. Durchlaufzeiten und persönliche Produktivität können plötzlich transparent werden. Die Digitalisierung schafft neue Helden und kann aufgrund der neu geforderten technischen oder kommunikativen Fähigkeiten die Generationenpyramide in Bezug darauf, wer welchen internen Einfluss hat, manchmal auf den Kopf stellen, mit entsprechendem Potenzial für Widerstand.

Technisierung: Schulungen können viel bewirken, aber die quasi "angeborenen" Fähigkeiten der technischen sozialen Kommunikation jüngerer Generationen, die nun auch in das geschäftliche Umfeld Einzug hält, können weniger affine Beschäftigte an die Grenzen ihrer Fähigkeiten bringen. Die Vielzahl an technischen Lösungen und Apps kann auch dazu führen, dass einige Beschäftigte hinterfragen, ob sie wirklich für jedes Thema eine eigene App brauchen und ob sie sich mit der zunehmenden Sichtbarkeit von eigenen Daten und Handlungen, sowohl beruflich als auch privat, noch wohl fühlen.

Priorisierung: Blinde Flecken reduzieren 

Das Ziel des Widerstandsmanagements ist es, eine größere Akzeptanz des Wandels zu gewährleisten und Produktivitätsverluste während der Veränderungsprozesse zu vermeiden. Gleichzeitig ist es auch eine Chance, das Engagement der Beschäftigten durch Beteiligung zu erhöhen und eine Kultur der Anpassungsfähigkeit zu fördern.

Auf der Grundlage der Erfahrungen und Einschätzungen wichtiger Akteure können zahlreiche potenzielle Widerstände gesammelt werden. Gleichzeitig sollte man sich die Mühe machen und versuchen, mit Interviews herauszufinden, wie die Dinge wirklich funktionieren. Informelle Lösungen entstehen oft im Verborgenen, daher lohnt es sich, die effektiven Arbeitsabläufe zu beobachten. Interviews durch die Personalabteilung oder externe Coaches decken auch Vorbehalte gegen den Verlust informeller Einflussmöglichkeiten oder Einschnitte in die Entscheidungsbefugnisse auf.

Veränderungen sind lebendige Prozesse. Deshalb lohnt es sich, regelmässig zu prüfen, welche Widerstände mit Angeboten im Veränderungsprozess aktiv beseitigt werden können (1), auf andere mit einem definierten Massnahmenmix vorbereitet zu sein, wenn sie sich als Blockierer erweisen (2), und andere weiter zu verfolgen (3) oder zu entscheiden, dass man mit ihnen leben will oder muss (4).

Werkzeuge des Widerstandsmanagements 

Widerstand gegen Veränderungen ist oft ein wesentlicher Faktor, der den Erfolg von Change-Management-Programmen in Unternehmen beeinträchtigen kann. Ein wirksames Widerstandsmanagement erfordert proaktive Planung und kontinuierliche Kommunikation. Hier sind einige wichtige Werkzeuge und Handlungsfelder, die es bewusst einzusetzen gilt:

1. Kommunikation ("internes Marketing"): Klare, offene und regelmässige Kommunikation ist der Schlüssel zum Umgang mit Widerstand. Informieren Sie alle Beteiligten frühzeitig über anstehende Veränderungen, erklären Sie den Grund für die Veränderung und wie sie sich auf Einzelpersonen und das gesamte Unternehmen auswirkt.
2. Beteiligung der Mitarbeiter: Binden Sie die Mitarbeiter in den Change-Prozess ein. Dies kann dazu beitragen, das Gefühl der Unsicherheit zu verringern und das Engagement für den Wandel zu fördern. Bauen Sie auf engagierte Mitarbeitende, fördern sie Communities of Practices oder ähnliche selbst motivierte Programme.
3. Führung: Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle bei der Vorbereitung und Durchführung von Veränderungen. Sie müssen ein Vorbild für die Akzeptanz des Wandels sein und die richtigen Verhaltensweisen vorleben – gerade bei modifizierten Arbeitsweisen und Prozessen.
4. Schulung und Unterstützung: Bieten Sie den Mitarbeitern die notwendige Schulung und Unterstützung, damit sie sich an die neuen Arbeitsweisen, Prozesse oder Technologien anpassen können. Dies trägt dazu bei, Ängste und Unsicherheiten abzubauen und macht Lust auf mehr.
5. Erkennung und Anerkennung: Anerkennen Sie den Beitrag jedes Einzelnen zum Veränderungsprozess. Dies kann durch formelle oder informelle Anerkennungsprogramme geschehen. 
   Aufbau von Vertrauen: Durch Transparenz, Offenheit und Konsistenz im Handeln kann Vertrauen aufgebaut werden. Dies ist besonders wichtig in Zeiten des Wandels.
6. Feedback-Schleifen: Stellen Sie Mechanismen zur Verfügung, mit denen Mitarbeiter ihre Bedenken, Ideen oder Vorschläge äußern können. Dies gibt den Mitarbeitern das Gefühl, gehört zu werden, und kann dazu beitragen, potenziellen Widerstand zu identifizieren und zu adressieren.
   
   

Last but not least – seien Sie flexibel in Ihrer Herangehensweise und bereit, Ihren Plan anzupassen, wenn Widerstand auftritt. Jeder Widerstand kann eine Gelegenheit sein, mehr zu lernen und Ihren Plan zu verbessern. 

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