Hören Sie auf, Ihre Zeit mit Meetings zu verschwenden!

In der modernen Arbeitswelt sind Meetings zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags geworden. Doch immer häufiger stellt sich die Frage: Sind all diese Sitzungen wirklich notwendig? Eine aktuelle Studie von Microsoft beleuchtet, warum viele Meetings überflüssig sind und wie sie durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und asynchroner Zusammenarbeit ersetzt werden können.

Studien-Erkenntnisse decken auf, was wir «schon immer wussten»

Eine Microsoft-Studie zeigt deutlich, dass Schweizer Angestellte zunehmend bereit sind, Aufgaben an Künstliche Intelligenz zu delegieren. Laut der Studie empfinden viele Angestellte Meetings als ineffizient und zeitraubend. Sie sehen in der Automatisierung durch KI eine Chance, ihre Produktivität zu steigern und sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Ein zentrales Ergebnis der Studie ist, dass 60% der befragten Angestellten glauben, dass KI ihnen helfen kann, repetitive Aufgaben zu erledigen, die normalerweise in Meetings besprochen werden. Dies zeigt, dass ein Grossteil der Meetings durch technologiegestützte Lösungen ersetzt werden könnte, was zu einer effizienteren Nutzung der Arbeitszeit führen würde.

Zusätzlich zeigt die Studie, dass 54% der Schweizer Angestellten sich durch ständige Unterbrechungen in Meetings weniger produktiv fühlen. 45% geben an, dass sie regelmässig in Meetings sitzen, die für ihre Arbeit irrelevant sind. Diese Datenpunkte verdeutlichen, wie dringend ein Umdenken in der Meeting-Kultur notwendig ist.

• 60% der befragten Angestellten glauben, dass KI ihnen helfen kann, repetitive Aufgaben zu erledigen, die normalerweise in Meetings besprochen werden
• 54% der Schweizer Angestellten sich durch ständige Unterbrechungen in Meetings weniger produktiv fühlen
• 45% geben an, dass sie regelmässig in Meetings sitzen, die für ihre Arbeit irrelevant sind

Gründe dafür dass die meisten Meetings als überflüssig empfunden werden

1. Ineffizienz und Zeitverschwendung: Viele Meetings laufen ohne klare Agenda ab und führen oft zu Diskussionen ohne konkrete Ergebnisse. Teilnehmende empfinden solche Sitzungen oft als Zeitverschwendung, die sie von ihrer eigentlichen Arbeit abhält.
2. Fehlende Relevanz: Oftmals werden Meetings abgehalten, obwohl viele Teilnehmer keinen direkten Bezug zum Thema haben. Dies führt zu einer geringen Beteiligung und einem niedrigen Mehrwert für die Anwesenden.
3. Redundanz: Viele Themen, die in Meetings besprochen werden, könnten genauso gut per E-Mail oder in einem Dokument zusammengefasst werden. Dies würde den Zeitaufwand minimieren und eine gezielte Informationsverteilung ermöglichen.
4. Unterbrechungen des Arbeitsflusses: Meetings unterbrechen oft den Arbeitsfluss und erfordern, dass sich die Teilnehmer aus ihrer aktuellen Aufgabe herausreissen. Dies kann die Produktivität erheblich beeinträchtigen.

Siehe dazu auch unseren Blog-Artikel: Warum wir Meeting-freie Tage brauchen! Ein Postulat für weniger Meetings und mehr asynchroner Zusammenarbeit: https://www.aliceblue.ch/blog/ein-postulat-f%C3%BCr-meeting-freie-tage-und-mehr-asynchrones-arbeiten

 

Die Vorteile asynchroner Zusammenarbeit

Asynchrone Zusammenarbeit, bei der Informationen und Nachrichten nicht in Echtzeit ausgetauscht werden, bietet zahlreiche Vorteile gegenüber synchronen Meetings:

1. Flexibilität: Mitarbeiter können Nachrichten und Aufgaben in ihrem eigenen Tempo bearbeiten. Dies ermöglicht eine bessere Konzentration und weniger Unterbrechungen.
2. Zeiteffizienz: Anstatt Zeit in langen Meetings zu verbringen, können Informationen in kürzeren, prägnanten Nachrichten ausgetauscht werden. Dies spart Zeit und erhöht die Effizienz.
3. Grössere Ideenvielfalt: Asynchrone Arbeitsweisen vergrössern die Ideenvielfalt. In Meetings werden oft nur die lautesten Stimmen gehört.
4. Nachvollziehbarkeit: Schriftliche Kommunikation bietet eine klare Dokumentation, die jederzeit nachgelesen werden kann. Dies verhindert Missverständnisse und sorgt für Transparenz.
5. Bessere Vorbereitung: Asynchrone Kommunikation gibt den Mitarbeitern Zeit, sich auf Antworten und Aufgaben vorzubereiten. Dies führt zu durchdachteren und qualitativ hochwertigeren Beiträgen.

Zusammenarbeit bedingt miteinander zu kommunizieren

Informationen werden von unserem Gehirn je nach Kommunikationsart unterschiedlich schnell verarbeitet. Studien zeigen: Menschen können Informationen beim Lesen deutlich schneller aufnehmen als beim Zuhören. Laut verschiedenen Studien und Quellen gibt es erhebliche Unterschiede in der Geschwindigkeit der Informationsaufnahme zwischen diesen beiden Methoden. Durchschnittlich kann eine Person beim Lesen etwa 2 bis 4 Mal schneller Informationen aufnehmen und verstehen als beim Zuhören.

Konkret heisst das: Wenn Meetings für die mündliche Übermittlung von Informationen eingesetzt werden, ist das deutlich langsamer, als wenn die Beteiligten die Informationen lesen. Durch den Wechsel zu asynchroner Kommunikation anstelle von Meetings, oder schriftlichen Briefings vor Meetings lässt viel Zeit gewinnen!

Microsoft 365 und KI unterstützen asynchrone Zusammenarbeit 

Microsoft 365 bietet eine Vielzahl von Tools, die asynchrone Zusammenarbeit erleichtern und somit helfen, die Anzahl der notwendigen Meetings zu reduzieren. Anwendungen wie Microsoft Teams und SharePoint ermöglichen es, Informationen und Dokumente zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten, ohne dass ein Echtzeit-Meeting erforderlich ist. Die Integration von Microsoft CoPilot, einer KI-gestützten Assistenz, spielt hierbei eine zentrale Rolle. CoPilot kann repetitive Aufgaben übernehmen, wie das Erstellen von Protokollen, das Sortieren von E-Mails und das Zusammenfassen von Dokumenten. Diese Automatisierungen sorgen dafür, dass Mitarbeiter mehr Zeit für ihre Kernaufgaben haben und weniger durch administrative Tätigkeiten abgelenkt werden

Fazit

Die Ergebnisse Studien wie der zitierten von Microsoft und die in diesem Artikel aufgeführten Vorteile der asynchronen Zusammenarbeit zeigen deutlich, dass viele Meetings überflüssig sind und durch effizientere Arbeitsmethoden ersetzt werden können. Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz und asynchronen Kollaborationstools können Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern und eine flexiblere, effektivere Arbeitsumgebung schaffen. Es ist an der Zeit, den traditionellen Meeting-Wahn zu überdenken und neue Wege der Zusammenarbeit zu beschreiten.

Quelle: Microsoft-Studie zeigt: Schweizer Angestellte wollen Aufgaben an Künstliche Intelligenz delegieren: https://news.microsoft.com/de-ch/2023/05/09/microsoft-studie-zeigt-schweizer-angestellte-wollen-aufgaben-an-kunstliche-intelligenz-delegieren/