On-Premise-Datei-Ablagen sind in die Jahre gekommen: So können Sie sie mit Microsoft365 ersetzen

Vielleicht kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor:

Ihr Unternehmen hat seine Daten auf verschiedenen lokalen Dateiservern gespeichert. Diese sind im Grunde nichts anderes als gemeinsam genutzte Laufwerke, auf die von jedem im Büro angeschlossenen Desktop aus zugegriffen werden kann. Diese Laufwerke, die oft als G-, H- oder O-Laufwerke bezeichnet werden, sind bei den Mitarbeitern sehr beliebt und ihr Speicherplatz ist entsprechend mit unzähligen Dokumenten gefüllt. Das liegt daran, dass jeder dort alles hochladen, bearbeiten und natürlich auch löschen kann.

Jeden Tag kommen Hunderte von neuen Dateien hinzu, je nach Grösse Ihres Unternehmens, der Anzahl der Mitarbeiter und der Anzahl der Teams. Mit der Zeit entstehen so endlose Hierarchien von Ordnern und Dateien, deren Benennung oft keinen einheitlichen Regeln folgt, so dass Sie stundenlang in den Tiefen der Laufwerke nach dem richtigen Dokument suchen. Zudem kommt es immer wieder vor, dass Ihre Mitarbeiter vergessen, wichtige Dokumente auf dem gemeinsamen Laufwerk zu speichern oder sie nur auf ihrem persönlichen Laufwerk abgelegt haben. Darüber hinaus weisen Dateiserver funktionale Lücken in der Zusammenarbeit auf, so dass Inhalte dupliziert und alte Versionen mit der neuesten Version verwechselt werden.
In einem Wort gesagt, es herrscht das blanke Chaos – und wirklich niemand hat mehr einen Überblick über die Dokumentenverwaltung.

Die Nachteile der gemeinsamen Nutzung von Dateien auf lokalen Dateiservern sind offensichtlich:

1. Probleme in der Zusammenarbeit und Unübersichtlichkeit

• Kein mobiler Zugriff
• Keine Zusammenarbeit mit Externen
• Keine Kontrolle über die verschiedenen Versionen
• Keine Suchmöglichkeit

• Keine Encryption
• Fördert die Verwendung von weniger sicheren Applikationen und Programmen
• Fehlende Freigabe- und Kontrollverfahren

• Hoher Aufwand für die IT (kein Self-Service durch Benutzer)
• Fehlende Archivierung verursacht unnötig hohe Storage- und Backup-Kosten

Trotzdem setzen viele Unternehmen noch auf das alte System. Und die Frage "Warum?" ist schnell beantwortet. Weil es schon immer so gemacht wurde. Und wie wir alle wissen, ist es einfacher, mit einem vertrauten, aber suboptimalen System zu arbeiten, als sich auf etwas Neues einzulassen. Hinzu kommt, dass der Markt im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung mit möglichen Lösungen zur Ablösung von Dateifreigaben überschwemmt wird, und es ist schwer, eine Lösung zu finden, die zu einem passt.

In dieser Artikelserie möchten wir Ihnen deshalb die Microsoft365 Cloud-Lösung mit OneDrive, SharePoint und Microsoft Teams genauer vorstellen. Wir gehen dabei auf einige der wichtigsten Aspekte, wie Möglichkeiten und Herausforderungen, Agilität, Sicherheit und Governance ein. Im ersten Teil setzen wir uns näher mit SharePoint auseinander und erläutern einige Vorteile, die es gegenüber einem gängigen On-Premise File Share hat.

Warum SharePoint besser als ein lokaler Dateiserver ist

Für Unternehmen, die die Vorteile der digitalen Transformation nutzen wollen, ist die Migration zu SharePoint ein guter Anfang. SharePoint ist ein cloudbasierter Dienst, der von Microsoft gehostet wird. Die Migration auf diese Plattform bietet eine einfachere Zusammenarbeit, eine intuitive gemeinsame Nutzung von Dokumenten, verbesserte Sicherheit, nahtlose Skalierbarkeit und unterstützt die optimierte Integration mit anderen Microsoft-Lösungen wie Office365. Außerdem sparen Sie Geld für Serverhardware, Stromverbrauch, Büroraum, Speicherplatz und Serverwartung.

Die Vorteile zu einem «normalen» On-Premise File-Share sind vielfältig:

Ihre Mitarbeitenden können orts- und zeitunabhängig auf alle wichtigen Dateien zugreifen und das von jedem Gerät aus.

Ihre Mitarbeiter können Dateiberechtigungen kontrollieren und Dateien mit Partnern, Lieferanten oder sogar Kunden gemeinsam direkt austauschen und nutzen.

3. Check-in und Check-out-Funktion

In SharePoint können Sie eine Datei auschecken, so dass andere nicht darauf zugreifen können – so ist jeder immer darüber informiert, wer die neueste Version des Dokuments hat und man verhindert, dass an alten Dokumenten gearbeitet wird oder diese versehentlich gelöscht werden.

In SharePoint ist es nicht nötig, mehrere Versionen einer einzigen Datei zu erstellen und sie jedes Mal umzubenennen. Damit sind die Zeiten von v1, v2, v3, v4… endgültig vorbei und ausserdem nehmen sie keinen unnötigen Speicherplatz in Anspruch. Im Rahmen des Versionsverlaufs arbeiten Sie immer nur an einer Datei. Nach dem Speichern bleibt die alte Version unsichtbar erhalten, kann aber per Mausklick wieder abgerufen werden.

Mit der SharePoint Search Funktion erhalten Sie durch die Eingabe des Namens eines Dokuments oder nur eines Keywords binnen weniger Sekunden eine umfangreiche Ergebnisliste.

6. Einfache Verwaltung von Berechtigungen

Alle Berechtigungen und Sicherheitseinstellungen lassen sich einfach über eine Admin-Konsole verwalten.

Der Umstieg zu SharePoint lohnt sich also in vielfacher Hinsicht, bietet aber auch einige Herausforderungen, deshalb werden wir uns im nächsten Artikel näher mit den potenziellen Hindernissen auf dem Weg zu einer optimalen Nutzung von Teams und SharePoint auseinandersetzen.

Falls auch Sie Ordnung in Ihr Fileshare-Chaos bringen wollen, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf

• Wir erarbeiten mit Ihnen Ihre passende Strategie für persönliche und team-orientierte Produktivität, im Umgang mit internen und externen Stakeholdern
  -> Damit Sie Ihr Ziel klar umrissen haben.
  
  
• Wir analysieren Ihre Datenlandschaft, zeigen Optimierungspotential und arbeiten ein Zielbild aus
  -> Sie erhalten einen Überblick über die wichtigsten Defizite und Chancen, geeignete Massnahmen und Zeithorizonte und die entstehenden Transformationskosten und Einsparungsmöglichkeiten für den Betrieb.
  -> Sie profitieren von unserer Erfahrung und erhalten ein klares Bild davon, wie sie vorgehen sollten und was es kostet.
  
  
• Wir erarbeiten mit Ihren Teams die notwendigen Kollaborations- und Ablagekonzepte und implementieren sie auf der am besten geeigneten Infrastruktur/Plattform, ob Public oder Hybrid Cloud
  -> Sie erhalten einen Blueprint für die zugrundeliegende Infrastruktur und Systeme inkl. einem Preisschild für die Umstellung und den Betrieb.
  
  
• Mit der Einführung neuer Werkzeuge allein ist es nicht getan, deshalb erarbeiten wir mit Ihnen die notwendigen Veränderungsmassnahmen, damit Ihre wichtigsten Nutzergruppen auch wirklich produktiver und innovativer werden
  -> Sie stellen sicher, dass Ihre Mitarbeitenden die neuen Möglichkeiten auch wirklich einsetzen und können dies messen.