Endlich wieder konzentriert arbeiten!

Wenn das Gehirn die Maschine der Kreativ-, Dienstleistungs- und Technologiebranche ist, warum unterbricht man es dann ständig, statt es in Schwung zu bringen?

E-Mail-Terror, Meeting-Inflation, MS-Teams-Mitteilungen – wie soll man sich da konzentrieren? Die Wirtschaftspsychologin Vera Starker empfiehlt, es zu machen wie in manchen Behörden: Bürotür zu, nicht ans Telefon gehen, E-Mail abschalten, Ruhe bewahren. 

Viele von uns, ob Knowledgeworker in lauten Grossraumbüros oder Kreative, die ihre Visionen und Ideen schärfen wollen, die Fähigkeit verloren, in die Tiefe zu gehen - sie verbringen ihre Tage stattdessen in einem hektischen Durcheinander von E-Mails und sozialen Medien und merken nicht einmal, dass es einen besseren Weg gibt.

Der Kampf um Aufmerksamkeit

Ich hoffe, dass es Ihnen gerade beim Lesen dieses Artikels nicht genau so geht, und Sie konzentrierte Arbeit für das Lesen dieses Artikels unterbrechen (besser sie sammeln Themen und Artikel und lesen sie während dafür vorgesehenen Zeiten). "Denn diese Unterbrechung – nicht die Lektüre! – kostet Sie viel Zeit, mehr als Sie vielleicht denken. Konkret: Rund fünf Arbeitstage gehen einem Wissensarbeiter durchschnittlich durch die Störung von Arbeitsprozessen in Form von E-Mails, Chats, Anrufen und überflüssigen Meetings pro Monat verloren." (brandeins) Das haben die Wirtschaftspsychologin Vera Starker und der Kulturwissenschaftler Matthias Schneider im Zuge umfangreicher Recherchen und eigener Studien für ihr Buch „The Focused Company“ herausgefunden und dokumentiert.

Fünf Tage pro Monat gehen auf das Konto von Unterbrechungen

Die beiden Autoren leiten diese Zahl wie folgt her: Neurowissenschaftlich erwiesen ist, dass wir rund acht Minuten benötigen, um uns in ein Thema einzudenken und weitere rund sieben, um produktiv zu werden. Statistisch betrachtet werden Wissensarbeiter aber allein durch E-Mails alle 18 Minuten unterbrochen. Nach Ende der Ablenkung benötigen wir eine „Nachhallzeit“ von wieder rund acht Minuten, um zur alten Tätigkeit zurückzufinden. Rechnet man das erneute Eindenken und In-den-Flow-Kommen hinzu, ist mehr als eine halbe Stunde vergangen – in der wir nur drei Minuten konzentriert gearbeitet haben. So ziehen sich Arbeitsprozesse endlos in die Länge. Natürlich sind diese Zahlen nur Näherungswerte, ebenso wie die oben genannten fünf Tage. Aber sie machen doch eines deutlich: Die Art, wie wir heute arbeiten, ist in weiten Teilen ineffizient.

Gift für Veränderungsprozesse

Gibt es bei Ihnen auch Tage, an denen Sie am Ende erschöpft sind, und trotzdem das Gefühl haben nicht genug geschafft zu haben? Dann geht es Ihnen wir vielen anderen: wir gehen bei diesen vielen Unterbrechungen nicht mit der Zufriedenheit nach Hause, die ein vollbrachtes Tagwerk verleiht, sondern gestresst und ausgelaugt. Innovation findet nicht statt. Die Vielzahl digitaler Arbeitsplatz-Tools erhöht die Gefahr einer Überforderung durch dauerndes Multitasking gar. Die Kommunikation wird zusehends gereizter und die Qualität von Entscheidungen schwindet. Alles Gift für einen erfolgreichen Veränderungsprozess hin zu mehr Produktivität, Engagement und Innovation dank Technologie wie Microsoft 365 und Microsoft Teams.

Empfehlungen für ein fokussiertes (digitales) Arbeiten

1. Fokuszeiten schaffen: Legen Sie Zeiträume fest, in denen Sie ungestört arbeiten und keine Unterbrechungen dulden – idealerweise nicht nur für sich, sondern auch für Ihr Team. Kommunizieren Sie diese Zeiten etwa durch Blocker in Ihrem Outlook-Kalender, sodass Kolleginnen oder Kunden wissen, dass Sie nicht erreichbar sind. Vera Starker rät dazu, den Vormittag dafür zu nutzen, weil man dann für den Rest des Tages das gute Gefühl hat, schon vieles erledigt zu haben.
   
   
2. Pausen loben: Wenn Sie Führungskraft sind, ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, sich ihre Arbeit klug einzuteilen, anstatt durch Unterbrechungen verlorene Zeit mittels Lunch vor dem Computer oder Überstunden wieder reinzuholen.
   
   
3. Smarte Anwendung moderner Arbeitsplatz Technologie (z.B. Microsoft 365 Adoption): Werkzeuge wie Microsoft 365 bergen die Gefahr dauernder Ablenkung. Gerade Microsoft 365 mit MS Teams verfügen aber über zahlreiche nützliche Möglichkeiten für fokussiertes Arbeiten, und können sich so zu einer Quelle von verbesserter Produktivität und Zufriedenheit entwickeln. Wie immer: gewusst wie.
   
   
4. Verhaltens-Regeln ("Etikette"): Alle guten Vorsätze und moderne digitale Werkzeuge nutzen nichts, wenn sich  niemand darum schert. Kraftvoller als Vorschriften sind durch die Teams selbst erarbeitete "Normen" oder "Etiketten", also soziale Vereinbarungen wie man miteinander umgeht in der Digitalen Welt. Das kollektive Verhalten in Besprechungen oder Chats ist ein wichtiges Erfolgsmerkmal von erfolgreichen Teams. Haben sie es schon mit einem persönlichen SLA (Service Level Agreement) für die eigene Erreichbarkeit, von Ihnen präferierten Kanälen oder angestrebte Antwortzeiten pro Medium versucht?
   
   
5. Hybride Arbeitsformen nutzen: Bewusstes Einsetzen von synchronen und asynchronen, von lokalen und hybriden Zusammenarbeitsformen um die jeweils am besten geeignete Kombination von Technologie, Ort, Räumen, und Teilnehmenden zu wählen. Ein Hybrid-First Ansatz macht Führungsaufgaben komplexer, maximiert aber in der Regel die verfügbare Fokuszeit für konzentriertes Arbeiten. 
   (Mehr Ideen im Postulat für mehr fokussiertes asynchrones Arbeiten) 
   
6. Last but not Least: Konzentration üben: Die ständige Präsenz von Handy und Laptop verringert unsere Aufmerksamkeitsspanne. Arbeiten Sie dagegen, etwa durch die Lektüre spannender längerer Texte.

"Wir müssen mehr Wissen über die Wissensarbeit in die Unternehmen bringen."

Einführungs-Programme greifen oft zu kurz: Wer denkt, Microsoft Teams ist einfach eine neue Art von E-Mail-Programm für Chat, Mitarbeitende in Schulungen zu den neuen Funktionen zwar ausbildet, aber ihnen nicht hilft, die Werkzeuge für ein smarteres Arbeiten und mehr Selbstmanagement effektiv einzusetzen, wird in Microsoft 365 eher eine störende Ablenkung sehen. Genau deswegen schalten viele Unternehmen zahlreiche Funktionen von MS Teams für ihre Mitarbeitenden erst gar nicht frei - mitunter genau die Funktionen, die ein produktiveres Arbeiten ermöglichen.

Change- und Adoption Programme von AliceBlue gehen deshalb weit über die reine Schulung von Funktionen hinaus. Sprechen Sie mit uns!